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スクラム方式で実践するGoogle Keepを活用した個人のタスクマネジメント

id:radiocat です。既に記事で紹介されていますが、大阪オフィスの開発部内で毎月開催しているビアバッシュで『タスク管理のやりかたとツールの使いかた』というタイトルで発表をしました。

tech-blog.rakus.co.jp

今回はこの発表で紹介したスクラム方式のタスクマネジメント手法を改めて記事にまとめます。

個人のタスクマネジメントとは?

そもそも個人のタスクマネジメントというのはいつ、何を、どう管理するのでしょうか?

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家族と生活している人は家族に頼まれた買い物を会社帰りに買って帰るために買い物というタスクを管理したいかもしれません。反対にプライベートは自由気ままに過ごしたいので細かい事まで管理したくない人もいるかもしれません。

ツールの選びかた

何をどこまで管理したいのかは人それぞれなので、ツールの選びかたもその人の生活スタイルや環境によって変わってきます。

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世の中には様々なタスクマネジメントツールがあります。ネット上ではTrello、Todoist、asanaといったサービスを使った事例をよく目にします。私の所属するチームではTrelloを使っています。

trello.com

ja.todoist.com

asana.com

私の場合は家族と生活をしていて自分の時間は限られているのでスキマ時間は大切です。また、スマホAndroidで、カレンダーやメールはGoogleのサービスを使うため、これらと連携した使い方もポイントになります。

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また、性格的にプライベートをあまりキッチリ管理するのは息苦しく感じるため、スキマ時間を使うにしても手軽さやカジュアルさも重要です。

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Google Keepの使い方

以上を踏まえて私が選んだツールがGoogle Keepです。

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Google Keepはタスク管理ツールというよりはメモツールですが、それが逆にシンプルで個人でタスクを管理するならこのレベルで十分と感じています。

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スケジュールとの連携などGoogleの他のサービスとも連携できます。

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スマホのホーム画面に表示されるウィジェットや、駅などの特定の場所に到着したら通知してくれるリマインド機能も便利です。

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外出中であれば音声で登録したり、スクリーンショットを撮って残りは自宅でという、その場の状況に応じた使い方も可能です。

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スクラム方式のタスクマネジメント実践方法

そして、Google Keepを使い、スクラムのやり方にヒントを得たタスク管理の手法が今回紹介するスクラム方式のタスクマネジメントです。スクラム同様にシンプルで軽量なマネジメント手法です。

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バックログのように重要なものから1列に並べる

Google Keepはメモツールとして登録したメモが縦一列に並ぶようになっています。そのため重要なものから順番に並べるだけでバックログのように扱うことができます。

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バックログのように「完了した/していない」だけを管理

スクラムではスプリントの期限までに完了していないタスクはたとえ途中まで完成していたとしても未完了として扱います。個人のタスクマネジメントも同様です。買い物をしたり、ブログに記事を書くというタスクが途中まで終わっていてもあまり意味がありません。そのため、完了したかどうかだけを観測するようにします。また、完了したタスクは「アーカイブ」することで一覧からは除外されますが、メニューからアーカイブ一覧を表示することができるためいつでも完了したタスクを確認することができます。

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タイムボックスを決めて繰り返す

私は毎週日曜日に1週間を振り返って、翌週のプランニングをしています。プランニングでは1週間でできそうな範囲の上位のタスクだけを重要な順に並び替えて、リマインドを設定したり、タスクの内容を整理します。スクラムでもユーザーストーリーを具体化したり完了の定義を明確化したりしてバックログをReadyにしますが、個人のタスクも同じようにブログのアウトラインをメモしておいたり、Google Keepのリスト機能を使ってやることの詳細をチェックリスト化してReadyにします。

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スクラム開発とは違うところ

スクラム開発とは違って個人のタスクマネジメントではやらないこともあります。

全体の見通しを立てない

何かを開発したりリリースするわけではないので、個人のタスク管理には終わりがありません。そのため全体の見積もりやバーンダウンチャートを作って見通しを立てるようなことはしません。

個々のタスクを見積もらない

全体の見通しを立てる必要がないので個々のタスクも見積もりません。ただし、個々のタスクがどれくらい時間がかかるかなどを細かく管理したい人は見積もりをしてもいいかもしれません。

これらはあくまで私の場合はやる必要がないと感じていることですが、必要に感じる場合はやりかたをアレンジしてみても良いかもしれません。その場合はGoogle Keepではできないこともあるので、上記で紹介したTrelloなどの本格的なタスク管理ツールを使うほうが良いかもしれません。

おわりに

この手法はやりかたはシンプルですが、プロセスがきちんと回るようにするためには、日々の状況チェックや1週間単位の完了確認、ふりかえりをどこまでやるかなどを、自分でルールを決めてブラッシュアップする必要があります。理解は容易ですが、習得が困難な点もスクラムと同じです。

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今回は私が愛用しているGoogle Keepを使ってのやりかたを紹介しましたが、同様のやりかたは他のツールでもできるかもしれません。自分の使いやすいツールで実践してみると良いでしょう。ただ、Google Keepは軽量で扱いやすいツールなので、今回紹介した手法に向いているツールだと思っています。私と同じように普段使うツールはGoogleのサービスが中心で手軽にタスクマネジメントしたいという人はGoogle Keepを使ってスクラム方式の個人のタスクマネジメントを実践してみてはいかがでしょうか。

当日発表したスライドは公開していますので良ければご覧ください。

speakerdeck.com


告知:Meetupでスクラム開発について発表します

当ブログでも既に告知済みですが、9/13に開催される弊社主催のMeetupで楽楽精算の開発チームが実践しているスクラム開発の取り組みについて発表します。今回の発表は過去の 社内イベント の資料がベースですが、資料をアップデートして当時はリリース前で話せなかった内容や、プロジェクトのその後の状況についても話をする予定ですのでぜひご参加ください。

rakus.connpass.com

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