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Google スプレッドシート 使い方 【まとめ】

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はじめに

技術広報のyayawowoです。
Googleスプレッドシートを皆様ご存じでしょうか?
「あー、GoogleExcelかな?」と思う方もいると思いますが、実はMicrosoft社のExcelと違いが多くあります。

今回は、初心者の方向けにGoogleスプレッドシートの使い方や、ビジネスシーンで多く利用されているMicrosoft社のExcelとの違いなどをご紹介します。
また、このブログをご確認いただくことで、Googleスプレッドシートの理解を深めていただき、業務効率を上げていきましょう。

なお、Excel初心者の方向けに「Excel(エクセル) IF関数 使い方【まとめ】」もございますので、是非ご参考ください。

Google スプレッドシートとは

まず初めに、Google スプレッドシートとは何なのかを簡単にお話しさせていただきます。
Google スプレッドシートとは、ググるでお馴染の検索エンジンGoogleが提供している表計算ソフトのことです。
後程詳しくご説明しますが、ソフトをパソコンにインストールする必要がなく、インターネットを介して使用するWebアプリケーションの一種です。
Google スプレッドシートを使うにあたり、ずばり必要なものは「Googleアカウント」だけになります。
よって、誰でも簡単に利用することができる優れものです。
また、費用も一切かからず、無料で利用できます。

この通り、メリットがいっぱいに見えるGoogle スプレッドシートですが、本当にそうなの?と、疑問に思われた方も多いはずです。
その疑問を解消すべく、Google スプレッドシートExcelの比較をして確認していきましょう。

Google スプレッドシートの使い方

では、早速スプレッドシートを作っていこうと思うのですが、まずはGoogleアカウントの作成が必要です。
Googleアカウントを作成するにあたり、費用はかかりませんのでご安心を。

  • Googleアカウント作成方法
    • Googleアカウント作成ページにアクセス
    • 氏名・パスワードを入力
    • 画面の指示通りに進む
    • Googleアカウント作成完了

とても簡単な作業で、数分で完了できるかと思います。

Google スプレッドシートExcelの違いと特徴

スプレッドシートとExcelの比較画像 Excelと見た目はほぼ変わりません。
Googleアカウント作成後、ログインしてスプレッドシートをご確認ください。
では、Google スプレッドシートExcelでは何が異なるのかをご説明します。

Google スプレッドシートのインストール有無

比較 Google スプレッドシート Excel
インストール有無 ×

Google スプレッドシートExcelとの大きな違いは、インストールの有無です。
Google スプレッドシートは、WEB上のアプリケーションであるため、パソコンやスマホへのインストール作業は不要です。
要するに、ブラウザとインターネット環境が整っていれば、パソコンやスマホタブレットからも編集や閲覧ができます。
Googleアカウントをお持ちであれば、どこにいてもスプレッドシートを利用することができます。

Excelは、パソコンやスマホにアプリケーションのインストールが必要です。
アプリケーションのインストールをするにしても、サブスクリプションサービスを契約しなくてはならず、コストと手間を考えるとGoogle スプレッドシートのが断然便利です。

編集方法

比較 Google スプレッドシート Excel
複数人での同時編集有無

Google スプレッドシートは、複数人による同時編集が可能です。
1つのスプレッドシートを複数人で同時に編集することができ、変更履歴も自動で取ってくれますので、作業効率が格段に上がります。
また同時編集をするには、スプレッドシート毎にアクセス制限の設定を行う必要がありますので、ご注意ください。

Excelは、ファイルを共有設定しておくことで同時編集は可能です。
では何が異なるのか疑問ですよね?
Google スプレッドシートは、同時編集だけでなく、リアルタイムで編集している人の編集箇所を表示してくれる機能や、同時編集者とのチャット機能があります。
そのため、同時編集をしている上でのミス(同じ箇所を編集したり、他の人が編集した箇所を間違って削除)が軽減されます。

Google スプレッドシートExcelともに、複数人での同時編集ができますが、上記の通りの編集方法の違いを確認した上で、どちらを利用するか決めても良いと思います。

保存方法

比較 Google スプレッドシート Excel
自動保存有無 ×
変更履歴保存有無

Google スプレッドシートは、シート上で1つでも編集を加えると、その変更内容を自動保存してくれます。
そのため、手動で保存をする必要がありません。 また、変更履歴を自動保存してくれますので、前バージョンの確認や、データの復元もできます。
Excelのように、毎回保存ボタンを押す必要がありません。

処理スピード

比較 Google スプレッドシート Excel
複雑な計算無:処理スピード
複雑な計算有:処理スピード ×

Google スプレッドシートはWebアプリケーションであるため、Googleのサーバー上でプログラムが稼働しております。
そのため、PCやスマホにアプリケーションをインストールしているExcelと比較すると、関数を利用した計算や大量データの処理を行う場合は、処理スピードが落ちてしまいます。
複雑な計算であれば、Excelと大して変わりはありませんが、PCやスマホに負荷のかかるような処理を行う際は、Google スプレッドシートよりもExcelのほうが適していますね。

Google スプレッドシートの関数

Excelと同様、Google スプレッドシートでも関数を利用できます。
Google スプレッドシートで利用できる全関数リストは、以下の公式ページが一番わかりやすくまとまっていますのでそちらをご確認ください。
support.google.com

いくつかの関数を抜粋し、私の方でもまとめてみましたのでご参考いただけますと幸いです。

代表的な関数

関数名 構文 説明
SUM SUM(値1, 値2) 一連の数値またはセルの合計を返す。
AVERAGE AVERAGE(値1, 値2) データセット内の値の平均値を返す。
MAX MAX(値1, 値2) 数値のデータセットにおける最大値を返す。
MIN MIN(値1, 値2) 数値のデータセットにおける最小値を返す。
MEDIAN MEDIAN(値1, 値2) 数値のデータセットにおける中央値を返す。

便利な関数

関数名 構文 説明
COUNTIF COUNTIF(範囲, 条件) 範囲内で条件に一致する要素の個数を返す。
SUMIFS SUMIF(範囲, 条件, 合計範囲) 範囲内の条件に一致するセルの合計を返す。
AVERAGEIF AVERAGEIF(条件範囲, 条件, [平均範囲]) 条件に基づいて範囲の平均値を返す。
MAXIFS MAXIFS(範囲, 条件範囲1, 条件1, [条件範囲2, 条件2], …) セル範囲を一連の条件で絞り込み、その最大値を返す。
MINIFS MINIFS(範囲, 条件範囲1, 条件1, [条件範囲2, 条件2], …) セル範囲を一連の条件で絞り込み、その最小値を返す。

おすすめ関数

関数名 構文 説明
UNIQUE UNIQUE(範囲) 重複する行を破棄して、指定したソース範囲内の一意の行を返す。行はソース範囲内の先頭から順に返す。
SPLIT SPLIT(テキスト, 区切り文字, [各文字での分割], [空のテキストを削除]) 指定した文字または文字列の前後でテキストを分割し、各部分を同じ行の別のセルに表示する。
CONCATENATE CONCATENATE(文字列1, 文字列2) 文字列を別の文字列に結合する。
JOIN JOIN(区切り文字, 値または配列1, 値または配列2) 指定した区切り文字を使用して、1 つ以上の 1 次元配列の要素を結合する。
TEXTJOIN TEXTJOIN(区切り文字, 空のセルを無視, テキスト1, [テキスト2], …) 複数の文字列または配列からのテキストを結合し、異なるテキスト間に指定された区切り文字を挿入する。

Google スプレッドシートのマクロ

Google スプレッドシートにはExcelと同様、マクロ機能があります。
VBAの代わりにGoogle Apps Scriptを使うことで、マクロの編集や、ユーザー操作を記録してマクロを作成することも可能です。

今回は、Google スプレッドシートでのマクロの使い方についてご紹介いたします。

マクロの記憶

1. 新規のスプレッドシートを開く。
スプレッドシートを開く

2. セルA1に「テスト」と入力する。 スプレッドシートに入力

3. ユーザ操作を「Apps Script1」のスクリプトとして記録する。

  • [ツール]→[マクロ]→[マクロの記録]を選択する。 スクリプトを記録

4. 下部に「新しいマクロを記録しています」のバーが現れたことを確認し、ユーザー操作の記録を開始する。 マクロを記憶

  • 絶対参照:マクロの適用時、記録時と同じセルを使用する設定
  • 相対参照:マクロの適用時、選択中のセルを使用する設定
    ※今回は、絶対参照を例として使います。

5. 「テスト」を太字に変更する。 太文字に変更

6. 「テスト」のフォントの色を変更する。 フォントの色を変更

7. マクロの記録を停止する。

  • 下部バーの「保存」を押下
    保存ボタンを押下

8. マクロ名とショートカットキーを設定し、保存する。
マクロ名とショートカットキーを保存

  • マクロ名:「マクロ_テスト1」
  • ショートカットキー
    • Windows:[ctrl]+[alt]+[Shift]+[1]
    • MAC:[command]+[option]+[Shift]+[1]

9. 以下のメッセージが表示されることを確認する。
メッセージ確認

マクロの実行

1. セルA1に「こんにちは」と入力し、書式設定をリセットする。
書式設定のリセット

  • 書式設定をクリア:ショートカットキー Ctrl+\

2. 先ほど作成した「マクロ_テスト1」を実行する。

  • スクリプト実行の承認を行う。 ※初めてマクロを実行する場合のみ

    • [続行]を押下する。
      続行ボタン押下

    • アカウントの紐づける。 アカウント紐づけ

    • アカウントへのアクセスを許可する。 アクセス許可

  • 「マクロ_テスト1」を実行する。

    • ショートカットキーで実行する。 マクロの実行

    • マクロ実行後、書式が変更される。 マクロ実行結果

マクロの確認

1. 登録したマクロを確認する。

  • [ツール]→[マクロ]→[マクロを管理] マクロ確認

2. 登録したマクロの一覧が表示される。
マクロの一覧表示

マクロの編集

1. 登録したマクロ一覧を開く。

  • [ツール]→[マクロ]→[マクロを管理]を選択する。 マクロ一覧の確認方法1 マクロ一覧の確認方法2

2. 修正するマクロの[︙]を選択する。
選択する

3. [スクリプトを編集]を押下する。
スクリプトを編集を押下

4. Google Apps Scriptのエディタを開き、コードを編集する。

  • Google Apps Scriptのエディタ画面が開く。 エディタを開く

  • マクロの修正を行う。 マクロを修正

    • 修正内容
      • マクロ実行セル:A1→C1
      • フォントの書式:太字(bold)→斜体(italic)
      • フォントの色 :赤(#ff0000)→黄緑(#00ff00)
  • 修正したマクロの保存する。

    • [command]+[s]で保存する。

5. 修正したマクロの実行

  • 「マクロ_テスト1」を実行する。
    • ショートカットキーで実行する。 マクロを実行

    • マクロ実行後、書式が変更される。 マクロの実行結果

以上、マクロの作成~実行までの流れでした。
今回、Google Apps Scriptのご紹介をさせていただきましたが、とても便利だと思いませんか?
ビジネスシーンでも多く利用されるマクロ機能ですが、Google Apps Scriptと合わせることでより便利になることを実感できるのではないでしょうか。
Google Apps Scriptは覚えておいて損はありません。
私はもっと業務効率を上げれるような仕組みが作れれば良いな、と思っていますので引き続き学習をしたいと思いました。

Google スプレッドシート 使い方 まとめ

今回はGoogle スプレッドシートの活用法について、Excelと比較をしながらご紹介させていただきました。
ラクスに入社してから本格的にGoogle スプレッドシートを利用していますが、率直にとても便利です!
また、今回本ブログとして活用法をまとめたことで、もっと効率的な利用方法があることを学びなおしました。
特にマクロ機能は、すぐにでも業務に取り入れようと思っております。

最後にはなりますが、本内容が1つでも皆様のお役に立てていれば幸いです!
今後とも、ラクスを宜しくお願い致します。


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